Ledenraad 2014

Samenstelling, nevenfuncties en eigen functioneren

Samenstelling en nevenfuncties

De Ledenraad is het hoogste orgaan binnen de KNLTB en bestaat uit 45 personen. Zij vertegenwoordigen alle leden van de KNLTB. De Ledenraad stelt onder meer het beleid, de begroting en de jaarrekening vast. Ook verleent de Ledenraad het Bondsbestuur ontheffing voor het gevoerde beleid. De Ledenraad toetst of de vereniging KNLTB in goede handen is bij het Bondsbestuur, of zij het eens kunnen zijn met de strategie en toetst of de strategische doelen ook gehaald worden. De leden van de Ledenraad beoordelen het beleid van de KNLTB als totaal, en niet slechts vanuit het District dat hen benoemd heeft.

In 2014 moest er afscheid genomen worden van de Ledenraadsleden van het eerste uur, die sinds 2004 tien jaar zitting hadden in de Ledenraad. De KNLTB voldoet daarmee aan de voorwaarden die Goed Sportbestuur stelt aan de benoemingstermijn van bestuurders. Dat wil zeggen dat bestuurs-, commissie- en werkgroepleden worden benoemd voor een termijn van twee jaar. Zij kunnen maximaal vier keer herbenoemd worden zodat de langst toegestane functioneringstermijn van tien jaar niet wordt overschreden. Als gevolg hiervan zijn in 2014 22 nieuwe Ledenraadsleden benoemd door de Districtsvergaderingen. Eind 2014 waren er nog twee vacatures open voor het district Gelderland en het district Utrecht.

Klik hier voor de samenstelling van de Ledenraad in 2014, alsmede de afgetreden Ledenraadsleden in 2014.

De functie van Ledenraadslid wordt vervuld op basis van vrijwillige inzet. Conform Goed Sportbestuur, Statuten en Algemeen Reglement wordt erop toegezien dat er bij de vervulling van Ledenraadsfuncties geen sprake is, of zou kunnen zijn, van belangenverstrengeling.

Het aantal Ledenraadsleden per district wordt tweejaarlijks bepaald (peildatum: 30 september in even jaren). Elk district heeft het recht om ten minste één lid van de Ledenraad te benoemen. Het aantal Ledenraadsleden dat een District mag benoemen is afhankelijk van het aantal KNLTB-leden in dat district. Op 30 september 2014 is het aantal Ledenraadsleden per district opnieuw bepaald. Dit aantal geldt voor de periode van de voorjaarsdistrictsvergaderingen 2015 tot de voorjaarsdistrictsvergaderingen 2017. Ten opzichte van de vorige periode is er weinig veranderd in het aantal Ledenraadsleden per district. De enige wijzigingen zijn in district Limburg (van drie naar twee Ledenraadsleden) en district Centraal Brabant (van drie naar vier Ledenraadsleden).

Eigen functioneren

Ter ondersteuning van het functioneren als Ledenraadslid is er in 2014 een introductie- en inwerkprogramma voor nieuwe Ledenraadsleden ontwikkeld. Dit introductie- en inwerkprogramma is aan alle 22 nieuwe Ledenraadsleden, die in 2014 benoemd zijn, voor de eerste keer aangeboden.

Deskundigheidsgroepen

Eind 2012 zijn binnen de Ledenraad zogenaamde ‘deskundigheidsgroepen’ gevormd. Deze groepen zijn ingesteld om de efficiency en kwaliteit van de besluitvorming door de Ledenraad te verhogen, en daarmee de effectiviteit van de toezichthoudende rol van de Ledenraad te vergroten. De deskundigheidsgroepen bestaan uit Ledenraadsleden met specifieke expertise op de verschillende beleidsgebieden. Deze deskundigheidsgroepen worden frequent en op transparante wijze op de hoogte gehouden van ontwikkelingen binnen belangrijke trajecten (zoals ServIT-2 en NTC). Het gaat om de volgende deskundigheidsgroepen:

• verenigings- en accommodatiezaken;
• trainers- en opleidingszaken en Toptennis, inclusief talentherkenning en talentontwikkeling;
• wedstrijdzaken en regelgeving;
• ledenwerving en -behoud;
• marketing en productbeleid, publiciteit en commercieel beleid;
• organisatie en personeel;
• financiën;
• informatisering (waaronder ServIT).

Begin 2013 is daarnaast nog de deskundigheidsgroep Nationaal Tennis Centrum (NTC) van start gegaan.

Halverwege 2014 is een enquête gehouden onder alle Ledenraadsleden over de diverse aspecten van de deskundigheidsgroepen, zoals: thema’s, samenstelling, communicatie en afstemming met het Bondsbestuur en het functioneren van de voltallige Ledenraad. De resultaten van deze enquête zijn besproken in de klankbordbijenkomst van de Ledenraad in september 2014. De algemene conclusie was dat de deskundigheidsgroepen voldoen aan de doelstelling, dat zij fungeren als klankbord voor het Bondsbestuur en een voorbereidende en adviserende rol hebben bij de besluitvorming van de Ledenraad. In 2014 zijn de verschillende deskundigheidsgroepen regelmatig bijeen geweest en hebben zij overleg gehad met elkaar en met het Bondsbestuur.

De Ledenraad kwam in 2014 drie keer in formele vergadering bijeen (februari, juni en december). De februarivergadering was een extra besloten Ledenraadsvergadering over het NTC.

De agenda en verslagen van de formele (openbare) vergaderingen werden digitaal beschikbaar gesteld aan de Ledenraad, het Bondsbestuur, Districtsbesturen, verenigingen, persoonlijke leden en functionarissen. Eind 2014 verscheen voor de eerste keer een beknopt vergaderverslag op www.Centrecourt.nl.

In maart en september vonden klankbordbijeenkomsten plaats. In maart ging het voor een groot deel over baansoorten en in september is met name de enquête onder deskundigheidsgroepen besproken. In beide bijeenkomsten kwamen ook de onderwerpen marketing, ServIT en het NTC aan bod.

Belangrijkste dossiers en besluiten

Organisatie en strategie

De Ledenraad nam conform de statuten besluiten over de financiën van de KNLTB (jaarrekening 2013 en begroting 2015). Ook stemde de Ledenraad in met een begrotingswijziging vanwege extra kosten voor ServIT. Die bedroegen meer dan twee procent van het begrotingstotaal van de vastgestelde begroting 2014.

In juni 2014 werd als onderdeel van de nieuwe jaarcyclus de ‘Strategische Doorkijk 2018-2020’ vastgesteld. In de decembervergadering stelde de Ledenraad concrete beleidsprioriteiten voor 2015 vast en deze werden opgenomen in het Jaarplan 2015.

In dezelfde vergadering werd ook de meerjarenraming 2015-2019 besproken en heeft de Ledenraad een aantal financiële spelregels (opnieuw) vastgesteld. Deze spelregels gaan over de jaarlijkse indexatie van de contributie, de verhouding in de uitgaven van verenigingstennis en toptennis, de gewenste omvang van het eigen vermogen en de verhouding tussen conjuncturele en structurele baten en lasten.

Reglementen

Conform de statuten van de KNLTB moet de Ledenraad haar instemming geven aan de fundamentele reglementen van de KNLTB. Tijdens de vergaderingen in 2014 zijn dan ook wijzigingen in reglementen goedgekeurd en uiteindelijk doorgevoerd.

In de junivergadering bekrachtigde de Ledenraad het uitvoeringsbesluit van het Bondsbestuur inzake een aantal wijzigingen van het Competitie- en Toernooireglement vanwege de nieuwe Bestuurlijke Organisatie.

Ook stemde de Ledenraad in met een aantal wijzigingen van het Algemeen Reglement, waarin als overgangsregeling werd vastgelegd dat de tijdelijke Landelijke Commissie Administratieve Overtredingen (onder opheffen van de Districtscommissies Administratieve Overtredingen) alle administratieve overtredingen behandelt.

De Ledenraad stemde tijdens de decembervergadering ook in met enkele reglementswijzigingen. De meest in het oog springende was de introductie van het nieuwe KNLTB Dopingreglement, dat op 1 januari 2015 in werking treedt. De wijzigingen moesten voornamelijk worden doorgevoerd vanwege enkele aanpassingen in de internationale dopingregels.

Verder stelde de Ledenraad een aantal wijzigingen vast in het Algemeen Reglement, het Districtsreglement en het Reglement Begripsbepalingen. Deze wijzigingen vloeien voort uit een aantal onderdelen van de nieuwe Bestuurlijke Organisatie, de nieuwe opzet Districtsonderscheidingen en nieuw beleid omtrent belanghebbenden in het tennisbestuur van KNLTB-tennisverenigingen.

Competitie Nieuwe Stijl

In de junivergadering heeft de Ledenraad de visie ‘Competitie Nieuwe Stijl’ vastgesteld. De Ledenraad onderschreef het uitgangspunt van het Bondsbestuur dat de realisatie van deze visie met de nodige zorgvuldigheid en met input van belanghebbenden (competitiespelers, oud-competitiespelers, niet competitiespelers, verenigingen et cetera) dient plaats te vinden.

Nationaal Tennis Centrum (NTC)

Vanuit de verantwoordelijkheid van de Ledenraad als hoogste orgaan heeft de Ledenraad in een extra besloten ledenraadsvergadering begin 2014 de verschillende randvoorwaarden vastgesteld voor de realisatie van het NTC in de gemeente Buren. In de rest van het jaar 2014 heeft de Ledenraad het Bondsbestuur nauwlettend gevolgd en bijgestaan bij de te volgen strategie en koers.

Het overleg met de deskundigheidsgroep NTC en Bondsbestuur/Directie vond in 2014 gemiddeld tweemaandelijks plaats en ging dan vrijwel uitsluitend over de voortgang van het financiële dossier. Aanvankelijk werd gehoopt een en ander in de Ledenraad van medio 2014 succesvol te kunnen afronden. Dat bleek door diverse oorzaken niet haalbaar. Het tweede halfjaar zijn alternatieven voor de ontbrekende financiering onderzocht. Dit was aanleiding om de deskundigheidsgroep Financiën mee te nemen in het traject. De laatste maanden hebben de vergaderingen met het Bondsbestuur dan ook steeds met de beide deskundigheidsgroepen tegelijk plaatsgevonden. De hoop om eind 2014 of begin 2015 definitief in de Ledenraad te kunnen concluderen dat aan alle financiële voorwaarden was voldaan, vervloog op het laatste moment toen duidelijk werd dat de gemeente Buren niet meer bereid was de toegezegde voorzieningen voor zijn rekening te nemen. Hierdoor ontstond een onoverbrugbaar financieel en integriteitprobleem.

De ambitie om een NTC te realiseren blijft aanwezig. Hiervoor is een heroriëntatie opgestart die in 2015 zijn vervolg krijgt.