Verenigings-ondersteuning

Het eerste contact tussen een vereniging en de KNLTB wordt doorgaans afgehandeld door de afdeling Ledenservice, die in 2014 32.000 telefoontjes en 51.000 mailtjes verwerkte. Daarvan handelden de medewerkers van de Ledenservice zelf ongeveer 75 procent af en werden de resterende, inhoudelijk lastigere, vragen doorgespeeld naar de specialisten op de diverse afdelingen.

Vragen op het vlak van Verenigingsmanagement zijn voor rekening van de Verenigingsadviseurs binnendienst, een in 2014 nieuw ingestelde functie binnen de KNLTB. De toevoeging van deze functie stelde de Verenigingsadviseurs buitendienst in staat de frequentie van verenigingsbezoeken in het land aanzienlijk op te voeren. Het is een belangrijke stap op weg naar het ideaalbeeld van de KNLTB: de verenigingen een-op-een bijstaan.

De Verenigingsadviseurs kregen er in 2014 ook een nieuwe taak bij. Zij adviseren de verenigingen nu ook op het gebied van accommodaties en voeren daarbij de zogenoemde KNLTB-banenscan uit. Die scan geeft een beeld van onder meer de kwaliteit, de speelbaarheid en de veiligheid van de banen. Op basis van deze resultaten kan worden bepaald welke maatregelen nodig zijn om de banen zo lang mogelijk in optimale staat te houden.

Goede, heldere voorlichting en informatie hoeft niet altijd persoonlijk te worden gegeven. In 2014 werd een nieuw kennis- en communicatieportaal opgeleverd: www.Centrecourt.nl. Het is de plek waar bestuursleden van verenigingen terecht kunnen voor alle KNLTB-informatie over zaken als ledenwerving en ledenbehoud, duurzaamheid, financiën, onderhoud van accommodaties en best practices van andere verenigingen. Elke vereniging kan een best practice over een bepaald thema insturen waar andere bestuurders van kunnen leren. Zo helpen verenigingen elkaar door successen te delen en wordt samenwerking op termijn vanzelfsprekend.

Clubsegmentatie

Het is voor niemand meer een geheim dat het aantal tennisleden de laatste jaren is teruggelopen. De KNLTB staat voor de uitdaging om die trend om te buigen, maar moet dat doen met minder leden dan voorheen en dus met minder inkomsten.
Verenigingsondersteuning moet dan ook efficiënter te werk gaan dan voorheen. Daarbij is clubsegmentatie een belangrijke stap. Het uitstrooien van alle informatie over alle verenigingen is niet meer van deze tijd en wekt bovendien de nodige irritatie bij de clubs over de grote hoeveelheid post van de KNLTB.
Segmentatie, de verenigingen indelen in groepen op basis van hun wensen en behoeften, biedt de KNLTB de mogelijkheid beter in te spelen op wat verenigingen nodig hebben. In 2014 is de KNLTB daarom in samenwerking met VODW Marketing een actie gestart om de verenigingen te segmenteren aan de hand van een Clubmonitor, een uitgebreide vragenlijst die naar alle voorzitters van de verenigingen is gegaan. Verenigingen zijn grofweg op zes factoren van elkaar te onderscheiden, zo bleek uit de enquête. Van die zes zijn twee factoren veruit het meest bepalend voor de behoeften: de grootte van een vereniging en de ambities.
Op basis van deze clubsegmentatie worden specifieke bedieningsconcepten uitgewerkt, zodat elke vereniging op korte termijn bediend wordt op de manier die het beste aansluit bij de behoefte van die vereniging.

Een week uit het leven van een Verenigingsadviseur

De Verenigingsadviseur heeft een essentiële rol bij de KNLTB. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt voor verenigingen die steun of advies van de bond nodig hebben en het welzijn van de verenigingen is een topprioriteit van de KNLTB. Maar hoe gaat een Verenigingsadviseur precies te werk? Het volgende stuk is een verslag van een willekeurige werkweek van een KNLTB Verenigingsadviseur.

Maandag

Zoals elke week begint de maandag op kantoor met het lezen en beantwoorden van e-mails die verenigingen hebben gestuurd. Daarna ga ik door naar het eerste verenigingsbezoek van de week. Deze vereniging heeft gevraagd om hulp bij het schrijven van een beleidsplan en heeft de eerste opzet nu klaar. Ze hebben deze eerste versie gemaakt aan de hand van de materialen die ze daarvoor van www.Centrecourt.nl hebben gedownload.
Ik heb hun plan vorige week al doorgelezen en ga nu met twee leden van de betreffende werkgroep om de tafel om een en ander te bespreken. Het is altijd goed om een vereniging te helpen bij het kijken naar de toekomst, of zoals dat nu, naar aanleiding van de cursus ‘Besturen met een Visie’, vaak heet: het zetten van een stip aan de horizon!

Dinsdag

Vandaag ga ik vroeg op pad voor het vierwekelijkse overleg met de collega’s van de afdeling Verenigingsondersteuning. Deze keer praten we ook met de afdelingen Accommodaties en Juridische Zaken, op het bondsbureau in Amersfoort. Eens in de vier weken is er ‘groot’ overleg, op de andere dinsdagen wordt er door de aanwezigen een rondje kennisdeling gedaan. De laatste ontwikkelingen worden besproken, nieuwe trends in de vragen van de verenigingen worden gedeeld en zaken die we speciaal onder de aandacht van de verenigingen moeten brengen, passeren de revue. Speciale aandacht is er ook voor de grote thema’s. Vooral ledenwerving en -behoud is een belangrijke. Hoe kunnen we de verenigingen daarbij het beste ondersteunen en wat zijn de resultaten die verenigingen op dat terrein tot op heden hebben behaald?
De voorbereiding op ‘In Gesprek Met…..’ op de Topshelf Open in Rosmalen komt ook ter sprake. Het is een gelegenheid om in de ambiance van een toptennisevenement een groot aantal uitgenodigde verengingen te spreken. Bij evenementen als de AFAS Classics, de Lotto NK en de Sport1Open organiseren we soortgelijke contactmomenten. Wat worden de thema’s daar? En welke verenigingen gaan we in eerste instantie uitnodigen voor een gesprek met hun Verenigingsadviseur en een bezoek aan het toernooi?
In de avond is er een clusterbijeenkomst met bestuursleden van vijf verenigingen die opgegeven hebben waar zij over willen praten: baansoorten, beleidsplannen en ledenwering en -behoud. Omdat ons opviel dat de meeste aanwezige verenigingen nog geen Tenniskidsvereniging zijn, heb ik ook dat op de agenda gezet. Tenniskids is immers een prachtige manier om jeugdleden te werven en te behouden.

Woensdag

Eenmaal op kantoor behandel ik eerst de ontvangen e-mails. Daarna is het de hoogste tijd om de acties die zijn voortgekomen uit de clusterbijeenkomst van gisteravond samen met het verslag naar de verenigingen te sturen. De verenigingen die nog niet gereageerd hebben op de uitnodiging voor de clusterbijeenkomst van volgende week, worden telefonisch, of als dat niet lukt, per e-mail benaderd. Het zou heel zonde zijn als ze de bijeenkomst missen omdat ze de uitnodiging over het hoofd hebben gezien.
Daarna bereid ik de thema-avond van vanavond verder voor; beamer, laptop en geluid checken, controleren of de presentatie goed loopt en nog even de accommodatie bellen om zeker te weten dat er op ons gerekend wordt en om even de zaalopstelling door te spreken. Vanavond is het thema ‘Vrijwilligers werven en behouden’. Goed te zien dat zoveel verenigingen daarmee aan de slag willen gaan. De avond is zo concreet mogelijk gemaakt, zodat de verenigingen met de beschikbare materialen eigenlijk direct aan de slag kunnen. Die materialen kunnen verenigingen na de thema-avond allemaal downloaden op www.Centrecourt.nl.

Donderdag

Ook de donderdag is deze week een dag voor een verenigingsbezoek. Maar eerst is het tijd voor een banenscan. Het is een mooi hulpmiddel voor verenigingen om te laten vaststellen hoe het met de veiligheid, bespeelbaarheid en levensduur van de banen is gesteld. Deze keer zijn het vier gravelbanen die onderzocht worden. De aanwezige functionaris Accommodaties kan gerust zijn. Ondanks het feit dat de banen twintig jaar oud zijn, is er niks mee aan de hand. Alleen de gravellaag is wat te dik. Met het voorjaarsonderhoud kan dat opgelost worden en dan kunnen de banen weer jaren mee. Bovendien zullen ze dan weer makkelijker water doorlaten. Het rapport ontvangt de vereniging binnenkort per e-mail.
Vervolgens trek ik andere schoenen aan voor het gesprek met de voorzitter van een van de grotere verenigingen in het district. Onderwerp van gesprek is het plan van de vereniging om een overkapping te bouwen over drie banen en welke ervaringen andere verenigingen in het land daarmee hebben. Verder hebben we het over het ledenverloop van de vereniging. Het aantal leden is al jaren stabiel, maar de wachtlijst die de vereniging had, begint te verdampen. Tijd om een goed plan te maken, mocht het ledental onverhoopt teruglopen.
De volgende vereniging waar ik op bezoek ga is klein en zit flink in de problemen. Het ledental is gedaald, ze vinden het moeilijk om vrijwilligers te krijgen en de banen worden slecht onderhouden. Het bestuur zit er al heel lang en heeft niet meer de energie om uit de problemen proberen te komen. Hier is het tijd voor vers bloed in het bestuur!

Vrijdag

Vrijdag is deze week mijn thuiswerkdag. De verslagen van de verenigingsbezoeken en de acties die daaruit voortvloeien worden gemaakt en verstuurd en het rapport van de banenscan wordt gemaakt en gemaild, samen met de nieuwe onderhoudsvoorschriften voor gravelbanen. Daar zijn tegenwoordig heel andere methodes voor en het is goed deze vereniging daar op te wijzen.
En dan is het weekend. Er is mooi weer op komst, dus er zal genoeg activiteit zijn op de tennisbanen de komende dagen. En maandag zijn er ongetwijfeld weer nieuwe vragen en plannen die de clubs bij ons tegen het licht willen houden. Dan ga ik weer met frisse moed aan de slag om de clubs te ondersteunen en de tennissport vooruit te helpen. Het blijft immers de mooiste sport die er is!