Projectbureau

Veel KNLTB-activiteiten kunnen worden beschouwd als vastomlijnde projecten met een duidelijk begin en einde. Bij veel van deze projecten zijn meerdere disciplines en afdelingen betrokken en is regelmatig specifieke (externe) expertise noodzakelijk. Daarom is de KNLTB nu, meer dan tot op heden het geval was, ingericht als een projectorganisatie. Daarbij hoort een Projectbureau: een projectmanagementbureau dat alle projecten coördineert, de voortgang bewaakt, projectexpertise opbouwt, zorgt dat er geleerd wordt van elkaars ervaringen én zorgt dat die ervaringen in de organisatie gedeeld worden.

Voor een efficiënte werkwijze en de eenheid van beleid binnen de KNLTB, is het goed zo veel mogelijk op een uniforme manier met projecten om te gaan binnen de gehele organisatie. Bovendien loont het om bij alle terugkerende projecten de projectplannen en draaiboeken te blijven verbeteren en aan te scherpen. Projecten kunnen hierdoor strakker gemanaged worden met heldere en concrete milestones, deliverables en deadlines. De cyclus plan-do-check-act is, gedurende de looptijd van de projecten, een constante.

Een bijkomend, maar heel belangrijk voordeel van een uniforme projectstructuur is dat het samenwerking op verschillende niveaus vergemakkelijkt. Beroepskrachten en vrijwilligers, afdelingen onderling en internen en externen kunnen met gelijkwaardige kennis van en zicht op het project samenwerken.

In 2014 is een start gemaakt met het daadwerkelijke functioneren van het Projectbureau. Er is een ‘format Projectplan’ gemaakt, er is een handleiding geschreven en een groot aantal KNLTB-medewerkers is in een korte sessie inzicht geboden in het nut en de noodzaak van een Projectbureau. Ook zijn bestaande projecten in het nieuwe format geplaatst en als zodanig besproken met het Projectbureau.

Jaarlijks wordt op basis van de Strategische Doorkijk, de strategische uitgangspunten en de opgestelde KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) een lijst met projecten opgesteld. Een aantal van de projecten behoeft goedkeuring van het Bondsbestuur. Dat zijn dan de projecten die vooral strategisch van aard of van groot belang voor de KNLTB zijn. Over de projecten wordt aan de hand van standaard formats regelmatig gerapporteerd aan het Bondsbestuur, de Directie en het Projectbureau.